Update vom 25.05.2020
Allgemeines
Die Anforderungen an die elektronische Kassenführung wurden durch die BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und 14.11.2014 noch einmal neu ausgelegt und präzisiert. Jegliche elektronischen Daten der Kassensysteme müssen spätestens ab 01.01.2017 einer Speicherung der jeweiligen Einzeldaten unterzogen werden. Nunmehr legte die Bundesregierung am 13.07.2016 einen aktuellen Gesetzesentwurf vor, der eine weitere Verschärfung der Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften vorsieht und auch Vorgaben zu den technischen Anforderungen an Kassensysteme enthält. Diese Neuerungen sollen ab dem 01.01.2020 greifen. Die endgültige Wirkung der Neuregelungen soll dann ab dem 01.01.2023 gelten.
Ab 01.01.2017
Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht, das heisst sämtliche Einzeldaten sind aufzuzeichnen. Zu den abzuspeichernden Daten gehören nicht nur Journaldaten, sondern auch Auswertungs-,Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Programmierungsänderungen an der Kasse, vollständige Historie sämtlicher im System hinterlegter Warengruppen, Artikel und Preise). Allgemein erfassungspflichtig werden nun alle unbaren Geschäfte, wie beispielsweise Kreditkarten oder EC-Karten. Eine weitere Forderung der Finanzverwaltung betrifft das Dateiformat. Es muss ein Format gewählt werden, das von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung gelesen werden kann (Schnittstellenerfordernis). Besonders große Bedeutung hat für die Finanzverwaltung die Manipulationssicherheit und Nachverfolgbarkeit der Daten. Es muss gewährleistet sein, dass bei einem Storno der stornierte Geschäftsvorfall sichtbar bleibt und nicht endgültig gelöscht werden kann. Die Neuregelungen gelten auch für sogenannte Einnahmenüberschuss-Rechner, wenn diese ein elektronisches Kassensystem einsetzen. Erfüllt das bisherige betriebliche Kassensystem diese Anforderungen nicht, muss zur Vermeidung von negativen steuerlichen Folgen zum 01.01.2017 auf ein neues Kassensystem umgestellt werden.
Anforderungen an die Kasse ab 01.01.2017
Folgende Daten müssen digital und einzeln (d.h.diese Daten dürfen nicht zusammengefasst werden) gespeichert und für den gesamten Aufbewahrungszeitraum vorgehalten werden:
· Journaldatei mit allen einzelnen Geschäftsvorfällen (somit auch alle Stornobuchungen)
· Alle Auswertungsdateien (z.B. Warengruppenberichte, Bedienerberichte, …)
· Alle Programmierungsdateien und deren Änderungen (Überschreiben der bisherigen Programmierung nicht zulässig)
· Stammdatendateien und deren Änderungen (Überschreiben nicht zulässig)
· Strukturinformationen
· Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)
Ferner sind folgende weitere Unterlagen zu führen und aufzubewahren:
· Bedienungsanleitung
· Programmieranleitung
· Programmabrufe nach jeder Änderung
· Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner und Trainingsspeicher
· Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung
Ab dem 01.01.2020 (Update)
Am 01.01.2020 tratt das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen"
in Kraft. Zusätzlich zu der bereits geltenden Einzelaufzeichnungspflicht gemäß den Anforderungen der GoBD (*) müssen Kassensysteme und Waagen mit Kassenfunktion ab diesem Zeitpunkt weitere Anforderungen erfüllen.
Die Anforderungen wurden in der "Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)" vom 26.9.2017 definiert.
Im Wesentlichen muss jede Kasse mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet bzw. mit einer TSE verbunden sein. Darauf werden alle Transaktionen der Kasse signiert und manipulationssicher gespeichert.
Für Geräte, die zwischen dem 26.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden und die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, gilt eine Übergangsfrist bis 31.12.2022.
Eine sogenannte Kassennachschau wird eingeführt. Das Finanzamt erhält das Recht, ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsgemäße Kassenführung und vor allem die tägliche Kassensturzfähigkeit der Kasse vor Ort zu überprüfen. Falls es zu Beanstandungen bei der Kassenführung kommt, kann sofort zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Künftig können Verstöße gegen eine ordnungsgemäße Kassenführung mit Bußgeldern bis zu 25.000 € bestraft werden.
Übergangsregelung bis zum 31.12.2022
Falls Sie ein Kassensystem nach dem 25.11.2010 erworben haben, welches den Anforderungen an die Kassensysteme zum 01.01.2017 gerecht wird, gewährt der Gesetzgeber eine Übergangsfrist. Das bisherige System darf in diesem Fall weiter verwendet werden und braucht die technischen Anforderungen, die ab dem 01.01.2020 gelten, noch nicht erfüllen. Ab dem 01.01.2023 ist jedoch auch für diese Kassensysteme Schluss. Die Übergangsregelung erfasst jedoch nicht die Kassennachschau und dieVerschärfung der Bußgeldvorschriften. Ferner kann sie nur in Anspruch genommen werden, wenn die vorhandene Kasse mit Hard- und Software nachweislich ausgerüstet wurde, um den Anforderungendes BMF-Schreibens vom 26.11.2010 gerecht zu werden. Wir raten in einem solchen Fall dringend dazu, dass überprüft wird, ob dies der Fall ist.
Offene Ladenkasse
Trotz der neuen Regelungen bleibt es weiterhin möglich, eine offene Ladenkasse zu führen. Da der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei einer offenen Ladenkasse besteht und hiervon nur abgewichen werden darf, wenn die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist, besteht in diesem Bereich noch rechtliche Unsicherheit. Geklärt ist lediglich, dass eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich ist, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. So sehen es Teile der Finanzverwaltung durchaus als zumutbar an, dass bei einer geringen Zahl von täglichen Kunden jeder bare Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen ist. Die geforderten Einzelaufzeichnungen können handschriftlich gemacht werden und sind dann als aufbewahrungspflichtige Unterlagen vorzuhalten oder die Einzelaufzeichnungen werden über eine entsprechende Registrierkasse erfasst.
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